内河船员技术档案管理暂行办法

内河船员技术档案管理暂行办法 第一章 总则 第一条 为加强对内河船员技术档案的管理，提高内河船员管理工作质量和管理水平，根据《海事业务档案管理办法》，制定本办法。 第二条 内河船员技术档案（以下简称“船员档案”）是海事业务档案的组成部分，是船员考试发证机关在船员注册、培训、考试和发证管理等工作过程中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、光盘等不同形式和载体的文件材料。 船员考试发证机关应按规定和程序对内河船员证书的签发和签证、到期换证、再有效、损毁、注销、扣留（滞留）和吊销等进行登记；船员档案应真实反映每个船员完整的水上资历、业务技术水平、教育培训情况和适任能力，并具有可追溯性。 第三条 本办法适用于内河船员考试发证机关对船员档案的收集、整理、登记、统计、保管、利用、迁移、销毁等工作，以及对档案管理人员的监督管理。 第四条 交通部海事局是船员档案管理工作的主管机关。各级船员考试发证机关负责船员档案的建立和管理。 第五条 船员档案实行集中统一管理，不得由个人分散保存。船员档案由各级考试发证机关档案管理部门或船员管理部门负责保管和提供利用。 第六条 各级船员考试发证机关应加强船员档案管理工作，建立健全船员档案管理制度，指定人员负责船员档案的具体管理。 第二章 管理职责 第七条 船员考试发证机关在船员档案管理中的职责： （一）贯彻执行船员档案管理工作的法律、法规及有关规定，结合实际情况制定本单位船员档案管理规定。 （二）对下级船员考试发证机关的船员档案工作进行业务领导、指导和检查。 （三）负责船员档案管理和利用工作。 （四）组织完成上级部门交办的档案业务工作。 （五）学习、研究和采用新技术，推行船员档案管理现代化。 （六）培训船员档案管理人员，交流船员档案管理工作经验。 第八条 船员档案管理人员的主要职责： （一）认真执行船员档案管理工作的各项规章制度。 （二）负责船员档案的分类整理、立卷、标识、登记、统计、归档、保管、迁移、销毁和提供利用等工作，并保证船员档案案卷质量。 （三）负责定期对船员电子档案进行备份、转出（入）有关数据。 （四）按规定督促有关人员送交应归档船员档案并检查其完整性，熟悉所保管的船员档案情况，掌握档案管理现代化技术。 （五）保护船员档案的安全，做好防护工作。 （六）协助做好船员档案利用工作，编制适用的档案检索工具，迅速准确地查调档案，汇编档案资料。未经批准，不得擅自利用职权扩大船员档案的利用范围。 （七）负责船员档案真实性核查工作，并对核查结果负责。 第九条 船员考试发证机关的部门负责人为负责鉴定和销毁到期档案工作的责任人。 第三章 内河船员档案的归档范围及保管期限 第十条 船员档案分别按长期（16年以上）、短期（15年）两种期限保管。 第十一条 船员档案立卷按照不同业务种类和性质分别立卷，立卷内容及保存期限如下： (一)船员考试 1、考试计划、大纲、总结、报告等(长期)。 2、考试试题、题库（含光盘）及试题更新记录（长期）。 3、适任考试成绩登记表（长期）。 4、实际操作考试成绩登记表（长期）。 5、各类船员考试成绩通知（短期）。 （二）船员档案资料管理 1、船员证书发放、数量统计表（短期）。 2、海员证申请表（5年）。 3、专业培训、特殊培训（长期）。 （1） 船员专业培训申请表。 （2） 船员特殊培训申请表。 4、船员服务簿（长期）。 （1） 船员服务簿申请表。 （2） 考试发证机关根据情况要求提供的有关文件材料。 5、适任证书（延伸航线）申请表（长期）。 （1）船员职务适任证书申请表。 （2）船员体格检查表。 （3）船员服务簿复印件（保留1次有效）。 （4）居民身份证复印件（保留1次有效）。 （5）更正错误信息申请表。 （6）毕业证书复印件、学历证明。 （7）船员丢失、损坏适任证书等证件的证明文件，奖惩记录或证明。 （8）档案迁移证明、回执（迁出部分）。 （9）其他。 6、船舶专业技术资格证书申请表（长期）。 7、各类办证工作单（长期）。 8、海船船员内河航线行驶资格证明申请表（长期）。 （三）船员培训管理（长期） 1、船员培训机构管理。 2、船员教育、考试、评估和发证质量管理。 （四）船员综合台帐管理 1、培训开班申请书（5年）。 2、《船员服务簿注册登记簿》（长期）。 3、已评分考卷（2年）。 4、《准考注册登记簿》（长期）。 5、《适任证书注册登记簿》（长期）。 6、空白船员证件调拨记录（长期）。 7、空白船员证件库存记录（长期） 8、船员证件作废收缴注销记录（长期） 9、考卷记录（1年）。 10、考场记录（1年）。 11、船员档案销毁记录（长期）。 12、其他。 第四章 内河船员档案的分类与立卷 第十二条 对持有适任证书的船员应以一人一档方式建立档案。 《船员服务簿》、《专业培训合格证》、《特殊培训合格证》以及主管机关同意的其他材料可按一定人数合并建档；考试档案按考试年份和期数分期装袋收存；台帐按年份分类装订保管。 第十三条 归档的船员档案应保持它们之间的历史联系，按照《交通部海事科学技术档案分类编号实施细则》进行分别整理，区分保存价值，分别立卷。 第十四条 作为档案保存的业务电子档案，除船员基本信息数据库外，应转化为纸质文件材料与电子文件分别立卷，归档按国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》执行。 第十五条 根据内河船员技术档案分类编号办法，船员档案实行大类、属类、小类分级管理，各级类目未包括的内容可以增设新类或下级类，但不设其他类。 内河船员技术档案分类编号办法见附录1。 第十六条 档案管理部门对随案卷归档的水上交通事故等违章处罚或调查取证的声像、磁盘、光盘等载体的材料，可另行保管并在卷内备考表注明参见号，以备利用。 第五章 内河船员档案的归档及保管 第十七条 船员管理业务人员应将整理好的船员业务档案，及时向立卷人移交；立卷人按规定及时、完整归档，编制归档目录和移交清单(一式两份)，统一向档案管理部门归档。 第十八条 船员档案管理部门负责组织船员档案的归档工作，在接收档案时，要逐卷清点，符合要求的方可接收，履行交接手续。船员档案管理人员对接收的船员档案资料，依据《交通部海事科学技术档案分类编号实施细则》进行分类、编目、统计和必要的加工整理，并填写《卷内文件目录》（见附录2）。归档案卷应当齐全完整，书写工整，分类清楚，便于查找。 第十九条 立卷归档后的档案，如发现档案内容本身的错误或不齐全，需要修改或补充的，应附备考表（见附录3）注明修改情况，不得在档案上直接涂改。对原提供材料有差错的档案需进行更正的，应在备考表中注明，包括已更正的内容和新发证件的有关内容。 第二十条 船员考试发证机关收到迁入的船员档案，应与“内河船员技术档案迁移表”（见附录4）一起立卷。迁出船员档案的“内河船员技术档案迁移表、回执”作为台帐保管或放入原档案袋与保留的档案复印件一起保管。 第二十一条 船员档案管理部门应做好对船员档案的日常维护和定期检查工作。 采用船员管理计算机应用系统进行管理的考试发证机关，每半年应对船员电子数据档案备份1张光盘保存。 第二十二条 各考试发证机关应有专门的库房保管船员档案，并应按照船员档案专用设施和设备标准（见附录5）配备相关设备，认真做好防火、防盗、防晒、防虫、防尘、防潮、防鼠、防高温等安全措施。坚持库房检查制度，确保档案安全。 第六章 内河船员档案的利用 第二十三条 查、借阅船员档案应在考试发证机关内部进行，并予以登记。 第二十四条 有关机构或利害方进行法律允许的查询时，须凭单位证明和个人有效身份证件，并经考试发证机关主管领导批准。 第二十五条 档案查、借阅人员对所查、借阅的档案负有安全、保密的责任，不得自行转借、遗失和污损。严禁在档案上填注、涂改或擅自分拆和抽取案卷。 第二十六条 属于政务公开内容的船员档案信息应向社会开放，凡持有合法证明的单位、个人在说明利用目的和范围后，均可查询。 境外机关或个人要求利用船员业务档案，按国家有关规定办理。 第七章 内河船员档案的迁移和销毁 第二十七条 各船员考试发证机关应建立《船员技术档案迁移登记簿》，及时对接收和迁出的档案进行登记。 第二十八条 船员因考试发证机关发证权限限制，或船员服务单位（居住地）发生长期变动，在原考试发证机关继续参加船员培训、考试或发证确有困难等原因，可要求将档案转移到其他船员考试发证机关，但拟接收档案的船员考试发证机关应向迁出船员档案的考试发证机关提交同意接收的证明文件。 原船员考试发证机关不得无故拒绝合理的档案转移要求，应把在本机关形成的船员档案全部移交给接收的船员考试发证机关，并办理迁移手续。原考试发证机关应保留原船员档案复印件。 第二十九条 船员档案的迁移应按照下述程序进行： （一）迁出船员考试发证机关可根据申请者的要求、并依据接收机关的证明文件，船员管理部门负责人签署意见后，由档案管理员将全部船员档案密封、盖章，填写“内河船员技术档案迁移表”，与船员档案一起寄送到接收的船员考试发证机关。 （二）接收的船员考试发证机关根据“内河船员技术档案迁移表”内容进行验收，并应有专人与迁出机关进行核对，如无误应在回执上签注认可，并自收到船员档案之日起3个工作日内，将回执寄回原船员考试发证机关。 接收的船员考试发证机关在对迁入的船员档案进行验收或核对时，如发现档案中所记载的船员资历等情况与船员本人所适任的船舶等级、职务或航线明显不符或存在虚假情况时，应拒绝接收并将档案退回原考试发证机关。情节严重时应将有关情况逐级向上汇报直至共同的上级考试发证机关或主管机关。 第三十条 严禁将船员档案交由考试发证机关相关工作人员以外的个人或单位保管和携带。船员考试发证机关之间在档案迁移中应密切配合，相互支持和协作，不得故意阻碍正常的船员档案转移。 第三十一条 船员档案迁出后，原船员考试发证机关仍需保存该船员的注册、考试和发证等台帐记录。 第三十二条 船员年满60周岁（女55周岁）或死亡（含失踪）后，其船员技术档案应继续保存5年。 第三十三条 销毁到期或失去保存价值的船员档案，由船员档案管理人员提出意见，列出销毁清单，经船员管理主管领导批准后，方可销毁。船员考试发证机关的部门责任人应指定本单位2人以上工作人员，专门负责船员档案的销毁工作，销毁后应对销毁情况进行登记归档。 第八章 附则 第三十四条 本办法施行前公布的有关船员档案管理的规定与本办法不一致的，以本办法为准。 第三十五条 本办法由交通部海事局负责解释。 第三十六条 本办法自颁布之日起施行。